26 novembre 2022
saisie

Externalisation de la saisie de données : quels avantages d’y recourir ?

Pratiquement toutes les informations au sein d’une entreprise doivent être exploitables à tout moment. La saisie et le traitement de données sont donc la meilleure solution pour faciliter les choses. Cette solution permet de transposer les données, souvent sur papier, sur des supports numériques exploitables informatiquement. Cette opération est d’habitude réalisée à partir de logiciels de traitement de texte et d’un tableur sur ordinateur. Par ailleurs, elle est indéniablement chronophage et parfois rébarbative. Pour y remédier, bon nombre de sociétés se tournent vers l’externalisation au lieu de le réaliser en interne. Il faut dire que cette décision stratégique procure de nombreux avantages non négligeables.

Une tâche effectuée suivant le cahier de charge

Une agence spécialisée réalise normalement le traitement et la saisie des données suivant un cahier des charges bien précis. Il est bien respecté dès la réception des documents en papier jusqu’à la remise des données numériques. Selon les cas, elle assure une double saisie et un contrôle d’échantillonnage après saisie. Ceci est surtout valable pour les documents manuscrits. En cas d’erreurs, elle est en mesure de les corriger rapidement.

En ce qui concerne les documents dactylographiés, le prestataire en saisie et traitement de données réalise des tests de reconnaissance automatique de documents ou de reconnaissance optique de caractères. Après traitement, de nombreux autres contrôles sont entrepris.

Dans la réalisation de son travail, l’entreprise prestataire s’occupe généralement de différents formats de documents. Entre autres, on retrouve les chèques, les coupons, les factures, les fiches de paie, les résultats d’enquêtes et de sondages… Elle effectue en réalité des services sur mesure. En même temps, elle garantit une sécurité et une confidentialité assurée des données. Ces dernières sont souvent stockées sur des serveurs de sauvegardes spécifiques. Par ailleurs, seules les personnes habilitées peuvent avoir accès afin de suivre les commandes.

Des prestations adaptées

D’une manière générale, les prestations proposées par une agence spécialisée en saisie et traitement de données externalisé sont variées. Elles diffèrent en fonction des besoins des commanditaires. Certains de ces prestataires sont souvent polyvalents. Ils sont en mesure de s’occuper du traitement de documents commerciaux, comptables, juridiques ou administratifs.

Dans tous les cas, l’idéal serait de choisir une société dotée d’une expérience probante dans la réalisation des tâches liées à son domaine d’activité. Il faut s’assurer qu’elle pourra garantir la validité des informations et être accessible pour la correction de celles-ci en cas d’erreurs. Tout cela doit être vérifié avant la numérisation dans le respect du cahier des charges.

Une meilleure organisation de l’entreprise

À l’heure actuelle, la concurrence est de plus en plus rude dans l’univers entrepreneurial. Par conséquent, chaque entreprise doit se focaliser au mieux sur son cœur d’activité. Il n’y a donc pas de temps à perdre dans la réalisation des tâches chronophages. C’est justement les cas de la saisie et du traitement de données. Ce sont des tâches qui prennent beaucoup de temps, surtout lorsqu’il s’agit d’un grand volume de fichiers.

Le mieux serait donc de les confier à une entreprise externe spécialiste en la matière. Elle saura s’occuper de toutes les tâches associées. Chaque collaborateur de la société commanditaire aura plus de temps à consacrer aux activités à forte valeur ajoutée. Le donneur d’ordre pourra en effet maintenir la cadence de sa productivité, voire l’améliorer. Ce qui garantit clairement une meilleure organisation de la structure.

Faire des économies et réduire les dépenses

L’externalisation des tâches comme la saisie et le traitement de données est un moyen de faire des économies. Le commanditaire n’aura plus à passer par la case recrutement ni à l’achat de matériels coûteux pour la réalisation de ce type d’activité. Le prestataire dispose déjà d’une équipe opérationnelle et performante. Il possède également tout le matériel nécessaire pour la réalisation des opérations.

En plus de cela, les prestations sont relativement moins élevées. Déjà, les tarifs sont souvent fixés en fonction du volume de tâches à réaliser. Le donneur d’ordre a le choix entre différentes formules. Il aura un aperçu des dépenses bien avant même de signer le contrat de collaboration afin de pouvoir prendre le contrôle de son budget.

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